Các cách vẽ biểu đồ trong word

Biểu đồ là công cụ hiệu quả nhất để minh họa một loại dữ liệu bất kỳ. Vì vậy, bạn nên dùng biểu đồ khi viết báo cáo hay trình bày chủ đề nào đó. Nếu bạn chưa biết vẽ biểu đồ thế nào, hãy cùng Hoàng Hà Mobile tìm hiểu các cách vẽ biểu đồ trong Word trên Macbook và Windows ngay bây giờ nhé. Qua bài viết này, bạn sẽ nắm được cách vẽ, nhập dữ liệu và tùy chỉnh biểu đồ một cách nhanh chóng.

Lợi ích khi biết cách vẽ biểu đồ trong Word

Khi làm việc với Word, có rất ít người sử dụng đến biểu đồ minh họa. Tuy nhiên, việc sử dụng biểu đồ mang đến nhiều lợi ích khi trình bày dữ liệu, cụ thể:

Thứ nhất, biểu đồ giúp trình bày dữ liệu một cách rõ ràng và dễ hiểu. Nếu như bạn chỉ liệt kê số liệu một cách truyền thống, người đọc có thể gặp khó khăn trong việc hiểu và nhớ lâu. Tuy nhiên, khi số liệu được minh họa dưới dạng biểu đồ, thông tin trở nên sinh động và dễ tiếp thu hơn nhiều.

Tại sao bạn nên biết vẽ biểu đồ khi làm việc với Word?

Thứ hai, biểu đồ trong Word giúp so sánh dữ liệu khác nhau một cách hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng thấy được mức độ tăng trưởng, suy giảm hoặc sự khác biệt giữa các dữ liệu. Ngoài ra, biểu đồ còn giúp theo dõi xu hướng và mô hình trong dữ liệu theo thời gian.

Thứ ba, việc tạo và sử dụng biểu đồ trong Word tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với việc phải vẽ biểu đồ thủ công hoặc sử dụng các công cụ phức tạp khác. Bạn có thể tạo ra một biểu đồ chuyên nghiệp với chỉ vài bước đơn giản và sử dụng được nhiều loại biểu đồ khác nhau. Nhờ đó, bạn vừa tiết kiệm thời gian vừa tạo được ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng hay người nhận thông tin của mình.

Các loại biểu đồ trong Word

Trước khi đi vào cách vẽ biểu đồ trong Word, bạn cần nắm bắt các loại biểu đồ cơ bản. Cụ thể, Word có các dạng phổ biến như biểu đồ dạng cột, dạng tròn, dạng đường, … Cụ thể:

Biểu đồ cột (Column Chart): Là dạng biểu đồ cơ bản nhất, được sử dụng để so sánh các giá trị, trong đó mỗi cột đại diện cho một danh mục.

Biểu đồ dạng hình tròn (Pie Chart): Thường được sử dụng để thể hiện tỷ lệ phần trăm của các dữ liệu.

cach-ve-bieu-do-trong-word-2

Biểu đồ đường (Line Chart): Đường trong biểu đồ biểu diễn sự biến đổi của dữ liệu theo thời gian.

Biểu đồ khu vực (Area Chart): Tương tự như biểu đồ đường nhưng có phần diện tích dưới các đường được tô màu để nhấn mạnh sự thay đổi của dữ liệu theo thời gian.

Biểu đồ thanh (Bar Chart): Tương tự như biểu đồ cột nhưng các cột nằm ngang thay vì đứng. Dạng biểu đồ này cũng được sử dụng khi muốn so sánh các giá trị giữa các danh mục khác nhau.

Biểu đồ phân tán (Scatter Chart): Sử dụng để hiển thị mối quan hệ giữa hai tập hợp dữ liệu với mỗi điểm trên biểu đồ tương ứng với một cặp giá trị.

cach-ve-bieu-do-trong-word-4

Biểu đồ hình tia (Radar Chart): Sử dụng để thể hiện dữ liệu trên ba hoặc nhiều biến. Dữ liệu được thể hiện dưới dạng một chuỗi điểm dữ liệu được kết nối thành một đường kín.

Biểu đồ kết hợp (Combo): Đây là loại biểu đồ phức hợp, thường kết hợp giữa biểu đồ cột với đường (Column – Line) hoặc biểu đồ cột với khu vực (Column – Area).

Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ trong Word trên Macbook và Windows chi tiết nhất

Sau khi biết hết các loại biểu đồ cơ bản, giờ bạn có thể thực hành vẽ biểu đồ trên Word của máy tính. Cách vẽ biểu đồ trên Macbook và Windows tương tự nhau, gồm các bước sau đây:

Mở tính năng vẽ biểu đồ

Đầu tiên, bạn mở Microsoft Word lên và chọn tab “Insert” (Chèn) trên thanh công cụ. Trong phần “Illustrations” (Minh họa), nhấn vào nút “Chart” (Biểu đồ) để mở hộp thoại chọn loại biểu đồ.

cach-ve-bieu-do-trong-word-6
Chọn “Chart” ở tab “Insert” để mở tính năng tạo biểu đồ trong Word

Chọn biểu đồ cần vẽ trong Word

Sau khi nhấp vào nút “Chart”, một cửa sổ biểu đồ hiện lên. Lúc này, bạn có thể chọn loại biểu đồ sao cho phù hợp với loại dữ liệu và mục đích của mình, sau đó nhấn OK để chèn vào trang Word hiện tại.

Nhấn vào “Chart” và chọn dạng biểu đồ trong Word để vẽ

Lưu ý: Nếu bạn có mẫu biểu đồ sẵn thì chọn “Templates” để chèn vào. Tuy nhiên, nếu template không tương thích thì kết quả hiển thị thường bị lỗi. Vì vậy, cách vẽ biểu đồ trong Word tốt nhất vẫn là lựa chọn các dạng có sẵn.

Mẹo: Nếu bạn đang tìm mua Microsoft Office bản quyền để vẽ biểu đồ, hãy tham khảo sản phẩm tại Hoàng Hà Mobile nhé.

Chỉnh sửa biểu đồ

Sau khi tạo biểu đồ, bạn có thể chỉnh sửa trước thay vì nhập dữ liệu vào ngay. Word cung cấp khá nhiều tính năng hữu ích để chỉnh sửa màu sắc, kích cỡ và thông tin trên biểu đồ. Cụ thể:

Để sửa title:

  • Nhấp chuột vào “Chart Title” và thay đổi tên theo ý muốn của bạn.
cach-ve-bieu-do-trong-word-8
Cách thay đổi title cho biểu đồ

Để sửa các mục (Category):

  • Nhấp chuột vào các mục và thay đổi tên danh mục cho các cột/phần bạn muốn.
Cách thay đổi tên danh mục trên biểu đồ

Để đổi màu các cột/phần/đường, … trong biểu đồ:

Bước 1: Nhấp chuột vào cột/phần/đường đó và chọn biểu tượng “bút màu” ở bên phải.

cach-ve-bieu-do-trong-word-10

Bước 2: Chuyển sang tab “Color” và chọn màu phù hợp cho các đối tượng đã chọn.

Cách thay đổi màu sắc cho các cột/phần trong biểu đồ Word

Để đổi thiết kế biểu đồ:

Bước 1: Nhấp chuột vào biểu đồ và cũng chọn vào biểu tượng “bút màu”.

cach-ve-bieu-do-trong-word-12

Bước 2: Ở tab Style, vuốt chuột để tìm thiết kế phù hợp và xem thay đổi trên biểu đồ.

Chọn thiết kế cho biểu đồ sau khi vẽ

Để thêm thông tin vào biểu đồ trong Word:

Bước 1: Nhấp chuột vào biểu đồ > chọn biểu tượng dấu “+”.

cach-ve-bieu-do-trong-word-14

Bước 2: Tích vào các ô vuông để thêm các thông tin bạn muốn, ví dụ thêm Axis Titles (tên của trục X và trục Y) trong biểu đồ.

Cách thêm tên trục X, Y cho biểu đồ cột

Chèn dữ liệu (Data) vào biểu đồ trong Word

Dữ liệu là đầu vào quan trọng nhất của một biểu đồ, giúp bạn trình bày dữ liệu một cách trực quan. Vậy cách vẽ biểu đồ trong Word và chèn dữ liệu như thế nào? Hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Nhấp chuột phải vào biểu đồ > chọn “Edit data” > chọn tiếp vào “Edit data in Excel”.

cach-ve-bieu-do-trong-word-16
Chọn “Edit Data in Excel” để mở bảng nhập data

Bước 2: Lúc này, một bảng excel nhỏ hiện ra bên cạnh biểu đồ với các cột/hàng có sẵn. Bạn chỉ việc thay thế các dữ liệu trong sheet Excel này bằng dữ liệu của mình. Biểu đồ trong trang Word sẽ tự động thay đổi theo các dữ liệu nhập vào nhé.

Nhập dữ liệu vào bảng Excel có sẵn để thay đổi biểu đồ trong Word

Mẹo: Sau khi nhập data vào biểu đồ, bạn có thể sử dụng tính năng “Lọc” để xem một phần dữ liệu. Cụ thể, hãy nhấp chuột vào biểu đồ và chọn biểu tượng “lọc”, sau đó rê chuột đến các mục (Category) hoặc series để xem dữ liệu của từng phần.

cach-ve-bieu-do-trong-word-18

Lưu và in biểu đồ

Sau khi tạo biểu đồ xong, bạn chỉ cần chọn “File” > chọn “Save” hoặc “Print” để lưu hoặc in tệp là xong.

Ngoài ra, bạn có thể lưu dưới dạng template để dùng cho lần sau bằng cách: Nhấp chuột phải vào biểu đồ > chọn “Save as template”.

cach-ve-bieu-do-trong-word-20
Cách lưu template biểu đồ trong Microsoft Word

Ví dụ cách vẽ biểu đồ trong Word

Để hình dung rõ hơn về quy trình vẽ biểu đồ trong Word, bạn có thể theo dõi ví dụ cụ thể sau đây. Sau khi theo dõi ví dụ, bạn nên tự mình làm lại để thành thạo các bước nhé.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau (Bảng doanh số trong 1 năm của 2 dòng sản phẩm A và B):

Qúy 1Qúy 2Qúy 3Qúy 4Sản phẩm A120150200180Sản phẩm B100130180170

Để so sánh doanh số giữa 2 sản phẩm này qua các quý trong năm, bạn có thể sử dụng biểu đồ cột (Column) trong Word.

Hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Mở Word trên máy tính > chọn tab “Insert” trên thanh công cụ > chọn “Chart” để tạo biểu đồ.

Chọn Insert > Chart để bắt đầu tạo một biểu đồ mới

Bước 2: Chọn biểu đồ dạng cột (Column) > nhấn OK.

cach-ve-bieu-do-trong-word-22

Bước 3: Tùy chỉnh biểu đồ: thay đổi title, danh mục, màu sắc cột, thiết kế, … theo cách bạn muốn.

Thêm tên và tùy chỉnh thiết kế cho biểu đồ trong Word

Bước 4: Nhấp vào biểu đồ, chọn “Edit Data in Excel”.

cach-ve-bieu-do-trong-word-24
Chọn “Edit Data in Excel” để bắt đầu chèn dữ liệu vào biểu đồ

Bước 5: Nhập dữ liệu đã cho vào bảng trong trang tính Excel (bỏ đi các cột hoặc hàng không cần đến) và xem thay đổi trên biểu đồ của bạn.

Bước 6: Nhấn File > “Save” để lưu biểu đồ sau khi tạo, tùy chỉnh và nhập dữ liệu xong.

Một số lỗi thường gặp khi vẽ biểu đồ trong Word máy tính

Khi học cách vẽ biểu đồ trong Word, nhiều người dùng hay gặp các lỗi về dữ liệu, thiết kế biểu đồ, … Nếu bạn cũng gặp các trường hợp như vậy, hãy tham khảo các cách sau đây để khắc phục:

Lỗi về dữ liệu

Khi nhập dữ liệu vào biểu đồ, bạn hay gặp lỗi liên quan đến định dạng hoặc kiểu dữ liệu. Để khắc phục, hãy kiểm tra xem bạn đã nhập đúng định dạng dữ liệu yêu cầu hay chưa. Ví dụ, nếu biểu đồ yêu cầu dữ liệu dạng số thì bạn không được nhập văn bản hoặc ký tự đặc biệt.

Lỗi về biểu đồ không hiển thị đúng

Đôi khi, biểu đồ có thể không hiển thị đúng cách dù bạn đã nhập chính xác dữ liệu. Điều này có thể do loại biểu đồ không phù hợp với dữ liệu hoặc bạn đã không cấu hình đúng các tham số của biểu đồ. Để khắc phục, hãy xem xét lại loại biểu đồ bạn đã chọn và chọn thử các dạng biểu đồ khác xem sao.

cach-ve-bieu-do-trong-word-26
Các cách khắc phục lỗi hay gặp khi vẽ biểu đồ trong Word

Xóa cột làm trống biểu đồ

Nếu có các cột không cần đến, bạn có thể xóa chúng đi để tránh gây rối cho biểu đồ. Tuy nhiên, nếu xóa bằng cách nhấn vào cột rồi “Delete” thì bạn chỉ làm mất cột chứ không xóa danh mục đó ra khỏi biểu đồ. Kết quả là cột mất đi và để lại một khoảng trống. Cách tốt nhất để xóa là xóa cột/hàng dữ liệu trong sheet Excel khi nhập dữ liệu.

Tóm lại, trên đây là toàn bộ thông tin hướng dẫn cách vẽ biểu đồ trong Word trên Macbook, Windows chi tiết nhất. Nếu bạn gặp vấn đề khi vẽ biểu đồ, hãy để lại bình luận bên dưới. Đừng quên chia sẻ các mẹo hay ho này đến bạn bè và tìm hiểu thêm các mẹo khác trên trang Tin nhanh nhé.