Những lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng

Trong thế giới kinh doanh hiện đại, việc lắp đặt một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ trong văn phòng là một điều quan trọng và cần thiết. Nhưng trước khi bắt đầu công việc này, chúng ta cần hiểu rõ về khái niệm tổng đài.

I. Tìm hiểu khái niệm tổng đài

Tổng đài là một hệ thống chuyển mạch điện thoại tự động trong một doanh nghiệp. Nó cho phép các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên các đường thuê bao của các nhà cung cấp. Với sự phát triển của công nghệ, tổng đài không chỉ giới hạn ở việc truyền thoại thông thường, mà còn có thể truyền tải hình ảnh, video, và truyền dữ liệu.

Hiện nay, có hai dạng tổng đài phổ biến trong các doanh nghiệp. Đó là tổng đài Analog (tổng đài truyền thống) và tổng đài ảo (tổng đài VoIP).

  • Tổng đài Analog (tổng đài truyền thống): Đây là mạng điện thoại chuyển mạch công cộng, có thể kết nối trực tiếp với tổng đài qua line trung kế. Điều này cho phép cấu hình và chia máy nhánh trực tiếp trên tổng đài Analog tại văn phòng công ty.

Mo-hinh-tong-dai-analog

  • Tổng đài ảo (tổng đài VoIP): Đây là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ trong các trung tâm dữ liệu ngoài trang web và được cung cấp qua internet (Công nghệ VoIP). Tổng đài ảo cung cấp nhiều tính năng hơn hệ thống điện thoại PBX truyền thống và dễ dàng thiết lập.

Mo-hinh-tong-dai-ao

II. Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ văn phòng cần lưu ý gì?

1. Lựa chọn tổng đài

Trước khi bắt đầu lắp đặt, bạn cần chọn loại tổng đài phù hợp với nhu cầu của mình. Nếu bạn đã có hệ thống tổng đài Analog, hãy cân nhắc nâng cấp lên tổng đài ảo để đáp ứng được nhu cầu đa dạng và thay đổi của doanh nghiệp. Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí và tận dụng lại hệ thống cũ, có thể sử dụng VoIP Gateway để chuyển đổi tín hiệu từ Analog sang VoIP.

2. Xác định nhu cầu doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có những nhu cầu khác nhau về hệ thống tổng đài nội bộ. Bạn cần xác định những tính năng cần thiết như tích hợp CRM, nhiều kênh tương tác, đồng bộ dữ liệu, và định lượng số lượng người dùng để có hệ thống phù hợp.

3. Lựa chọn đầu số phù hợp

Sau khi xác định được nhu cầu, bạn cần lựa chọn đầu số phù hợp cho tổng đài nội bộ văn phòng. Có 4 dạng đầu số chính để lựa chọn: đầu số 1900, đầu số 1800, đầu số cố định, và đầu số Mobi SIP.

4. Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối giúp tiếp nhận và thực hiện cuộc gọi từ tổng đài. Lựa chọn thiết bị phù hợp sẽ nâng cao năng suất và chất lượng cuộc gọi của nhân viên. Nếu bạn thường xuyên di chuyển, hãy sử dụng Softphone. Còn nếu chỉ nghe và gọi điện từ văn phòng, hãy chọn IP Phone hoặc tai nghe tổng đài.

5. Trang bị đường truyền internet ổn định

Đường truyền internet là điều kiện cần thiết để hệ thống tổng đài nội bộ hoạt động. Bạn cần trang bị đường truyền riêng và đường truyền dự phòng để đảm bảo ổn định kết nối. Hãy đọc bài viết “Làm gì để giữ kết nối VoIP (Tổng đài ảo) khi mất điện hoặc Internet?” để biết thêm thông tin chi tiết.

Đây là những lưu ý quan trọng khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng của bạn. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc muốn trải nghiệm hệ thống tổng đài hiện đại, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Mua Bán camera Cũ TPHCM giá rẻ nhất thị trường luôn sẵn sàng phục vụ bạn!

  • Worldfone
  • 1900 545463